חותמת זמן - Timestamp!

חותמת זמן אוטומטית, ללא SCRIPT בגוגל שיטס וללא VBA באקסל....

חותמת זמן בגוגל שיטס

אחת השאלות שהכי נשאלות בקבוצות אקסל וגוגל שיטס - היא איך מציגים שעה ותאריך ליד תא שהוזן בו ערך?

או אם תרצו, כיצד עוקבים אחר הזמן המדוייק שערך מסויים הוזן בתא.

אפשר להשתמש בתכונה זו עבור אינספור דוגמאות למשל כאשר מזינים נתונים של מחקר ורוצים לדעת באיזו שעה הוכנס הנתון, או כדי לציין עבור כל האנשים הנוספים שעובדים על הקובץ את שעת סגירת העיסקה.

הדרך לבצע את הקסם הזה היא באמצעות נוסחה מעגלית, כשאנחנו מפנים את הנוסחה לאותו התא בה היא עומדת.

שתי אפשרויות:

1. חותמת הזמן מתעדכנת עם כל שינוי שעשינו בתא ליד.

2. חותמת הזמן לא משתנה בתא ליד ברגע שהזנו נתון, גם אם מחקנו אותו.

אפשרות 1:

הדוגמה:

יש לנו טבלת מעקב אחר ביצוע התקשרות עם לקוחות, קיימים מספר אנשים שעובדים על הטבלה במקביל,

אנו מעוניינים לבצע מעקב אחר זמן ביצוע השיחה, מאחר ויש לבצע שיחת מעקב לאחר שלושה ימים.

לאחר שהזנו את שם הלקוח גילינו שטעינו בשם, אנחנו רוצים לתקן את השם בלי שתשתנה חותמת הזמן המקורית, כל עוד לא מחקנו לחלוטין את התא, השעה והתאריך ישארו זהים גם עם בצענו שינוי,

באופן זה יש מעקב מרגע ההזנה הראשון.

הטבלה נראית כך:

הנוסחאות:

בתא B2 בו אנחנו רוצים את חותמת הזמן בו הוזן שם הלקוח ב A2,

נזין את הנוסחה המעגלית של חותמת הזמן -

=IF(A2<>"",IF(B2<>"",B2,NOW()),"")

הנוסחה בודקת אם בתא A2 ובתא B2 קיים ערך ואם כן יוחזר הערך של B2, אם ב A2 קיים ערך וב B2 לא קיים ערך תחזיר את חותמת הזמן. אחרת החזר תא ריק.

כל עוד בתא A2 קיים ערך חותמת הזמן לא תשתנה.

בתא C2 בו אנחנו רוצים את הזמן לביצוע המעקב אחר הלקוח נזין את הנוסחה -

=B2+3

הנוסחה מוסיפה שלושה ימים על הערך של חותמת הזמן ב B2.

אפשרות 2:

בקובץ בו אנחנו רוצים לשמור על ערך חותמת הזמן, נניח מבחן ששלחנו באקדמיה או מטלה עם זמן לעובדים.

הדוגמה:

שני שחקני שחמט משחקים מרחוק, לטובת רישום מהלכי שחמט הם "משחקים" על קובץ משותף.

בשחמט מאחר וסופרים את הזמן הנותר עבור כל שחקן, חשובה חותמת זמן שלא משתנה, ברגע שרשמנו מהלך, הזמן עבור אותו מהלך קפוא ללא שינוי גם אם נמחק את התא בו רשמנו את המהלך.

נזין את הנוסחה בתא C2:

=if(if(and(B2="",C2=""),"",if(C2<>"",C2,now()))=0,"",if(and(B2="",C2=""),"",if(C2<>"",C2,now())))

הנוסחה אומרת שכל עוד אין ערכים בתא B2 ו C2 לא להחזיר שום ערך, אבל ברגע שמופיע ערך בתא B2 תמיד יש להחזיר את הערך הראשוני שנרשם בC2 גם אם הערך ב B2 נמחק.

---

מה שנשאר זה:

1. לדאוג לפורמט התא עם חותמת הזמן שיראה גם את התאריך וגם את השעה.

2. חשוב מאוד! מאחר והנוסחה מעגלית ז"א מפנה את החישוב לעצמה, אנחנו צריכים לוודא שלא נקבל הודעת שגיאה.

באקסל:

File--->Options--->Formulas--->Enable Iterative Calculation

בגוגל שיטס:

File--->Settings---->Calculations---->Iterative calculation--->On

בהצלחה!

---